Generera bokningar

Att låta systemet generera bokningar gör det väldigt smidigt att skapa nya omgångar. Du lägger lite tid på att sätta upp det första omgången. Men om inget förändras till omgångarna efter så skapar du bokningarna på några sekunder.

Det är viktigt att tänka på att om omgången är publicerad, och det är inställt att det ska skickas ut kalenderbokningar, så läggs bokningarna upp för utskick direkt. Men om omgången inte är publicerat så skickas inget förrän man publicerar omgången.

Innan du kan generera bokningarna så måste du lägga in alla spelare eller lag i respektive division. Detta gör du i menyn Hantera tabeller i Kontrollpanel. Det du kan förbereda innan detta, är att lägga upp alla återkommande tider. Alltså alla banor och tider ni har till förfogande.

Att välja antal tävlande

Om det är viktigt att banorna fördelas lika inom divisionen så ska du i första hand välja ett ojämnt antal tävlande. Det blir alltid exakt lika fördelning av tider och banor med förutsättning att du har reserverat tider till divisionerna. Väljer du ett jämnt antal så fördelas det så lika som möjligt.

Undantaget är om du väljer ett jämnt antal tävlande, som består av 4 eller 10, 16, 20, 28, 34 och så vidare (6x + 4). I dessa fall så kommer banorna att fördelas jämnt mellan alla tävlanden, utom en. Denna kommer att få samtliga tider på samma bana.

Omgångens datum

För att spelschemat ska blir på rätt datum så behöver du börja med att ange omgångens start och slutdatum. Startdatum är viktigt så att första datumet blir rätt. Slutdatum kan du enklare justera senare, även om du kan få en varning om vissa matcher ska spelas efter omgångens slut.

Inställningar

Det finns några inställningar som har med spelschema att göra.

Poängsystem / Antal möten per omgång

Utgångsläget är att alla möter alla en gång under en omgång. Men det går att ange att alla ska möta alla upp till 20 gånger per omgång.

Bokningsmetod / Lediga tider

Med inställnigen Lediga tider kan spelarna bara boka om sina matcher till tider som administratören på förhand lagt upp. Säg till exempel att du har en bokning på Måndag och att det finns en ledig tid på Onsdag. Då kan du boka om din tid till Onsdag och din tid på Måndag kan då bokas om av någon annan.

För att skapa Lediga tider så kan man lägga in extra återkommande tider när man genererar bokningar. Då finns det ett överskott och vissa tider blir då skapade som "Lediga" (förutsatt att bokningsmetoden är satt till Lediga tider). Det går även att ange att en återkommande tid ska vara "ledig" genom att välja Reserverad till - "Ingen", när man skapar en återkommande tid.

Det går även att manuellt skapa enstaka lediga tider genom menyn Bokningar / Lediga tider (syns bara om Lediga tider är påslaget).

Återkommande tider

En återkommande tid är tider och banor som upprepas med ett visst intervall. Du kan till exempel lägga upp att matcher ska spelas varje vecka klockan 19 på bana 1.

Lägg till återkommande tid

• Dag och Tidpunkt: Ange dag och tidpunkt för den återkommande tiden

• Intervall: Ange om matcherna ska spelas varje vecka eller om det ska vara en eller flera veckors mellanrum mellan matcherna.

• Förskjutning: Utan förskjutning så startar matcherna första veckan. Om du förskjuter en återkommande tid så börjar den ett antal veckor senare. Om du exempelvis har två återkommande tider med intervall varannan vecka kan du förskjuta den ena tiden 1 vecka framåt. På så sätt får då den ena tiden ena veckan och den andra tiden andra veckan.

• Plats: Välj vilken plats det gäller. Normalt anger man bana. Har du endast en bana så behöver du inte ange detta.

• Reserverad till: Ange vilken division som ska ha tillgång till den återkommande tiden. Om du inte anger någonting så har alla divisioner tillgång till tiden. Det rekommenderas att alla tider är reserverade till en division. Fördelar med detta är att tiderna fördelas jämnare över banorna samt att du kan generera spelschema enbart för vissa divisioner.

• Kommentar: Ange en kommentar på den bokade tiden. Observera att kommentaren kommer på varje bokning för den återkommande tiden.

Antal återkommande tider

Hur många återkommande tider som behövs beror på hur många spelare eller lag som är med i respektive division. Du kan räkna ut hur många återkommande tider du behöver genom följande formel:

Vid jämnat antal tävlande: Antal tider = Antal tävlande / 2 Vid ojämnt antal tävlande: Antal tider = (Antal tävlande + 1) / 2

Så om du har 5 tävlande i varje division med 10 divisioner så behöver du 3 * 10 = 30 återkommande tider.

Systemet hjälper dig genom ett tips högst upp på sidan vid Generera spelschema:

Undantag

Ett undantag är när man vill ange avvikelser från det ordinarie spelschemat. Om du har matcher varje vecka så kan du lägga upp ett undantag på exempelvis lov eller om hallen är stängd under ett par dagar.

• Startdatum och Slutdatum: Ange mellan vilka datum undantaget ska gälla.

• Gäller för: Du kan ange att undantaget enbart ska gälla en viss division.

• Vid undantag: Här anger du vad som ska hända efter att undantaget är avslutat. Behåll mönster eller Nästa lediga. Om din återkommande tid har intervall Varje vecka så har det ingen betydelse vad du väljer här. Behåll mönster betyder att det mönster som den återkommande tiden har skapat ligger kvar. Anta att du har matcher vecka 1, 3 och 5 men lägger in ett undantag hela vecka 3. Då blir matcherna istället vecka 1, 5 och 7.

• Nästa lediga innebär istället att mönstret kommer att börja om så snart som möjligt. I samma exempel som ovan så blir matcherna 1, 4 och 6.

Förhandsgranska schema

När du har lagt in alla spelare eller lag i respektive division och lagt till alla återkommande tider med alla undantag, så kan du förhandsgranska spelschemat genom att trycka på knappen Steg 1: Förhandsgranska.

Om du är nöjd med spelschemat och vill skapa det så trycker du bara på knappen Steg 2: Skapa bokade matcher. Då skapas alla bokade matcher enligt spelschemat.

Om du har inställt att det ska skickas ut kalenderbokningar så börjar dessa skickas så snart omgången publiceras. Matcherna skickas ut i omgångar med dom tidigaste matcherna först.

Generera spelschema för vissa divisioner

Det går att generera bokningar endast för vissa divisioner. Detta kan man göra om till exempel någon blivit fel. Då kan man generera om endast en eller två divisioner istället för att förändra samtliga. Det kan också vara så att det tillkommit fler tävlanden i sista stund och därför behöver man generera om delar av spelschemat.

Om man redan har genererat bokade matcher och gör detta igen så kommer matcherna att skrivas över. Om omgången är publicerad och inställd att skicka ut kalenderbokningar så kommer även först en avbokning att skickas ut och sedan en ny bokning.